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社長の資産防衛チャンネル編集チーム

本記事は社長の資産防衛チャンネル編集チームで執筆、税理士法人グランサーズが監修しています。編集チームは公認会計士、税理士、MBA、CFP、相続診断士、住宅ローンアドバイザー、行政書士等の資格を持つメンバーで構成されています。

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社員旅行は「原則給与」だが例外的に非課税になる

まず押さえておきたいのは、税務上の基本的な考え方です。従業員が会社から何らかの経済的利益を受けた場合、それは原則として「給与」として扱われます。社員旅行についても、従業員が私的な楽しみとして旅行という利益を受けていると考えれば、本来は給与課税されるべきものなのです。

しかし、健康診断やレクリエーション費用のように、従業員の慰安を目的とし、かつ社会通念上妥当な範囲に収まっているものについては、例外的に福利厚生費として非課税処理できることになっています。社員旅行も、一定の条件を満たせばこの例外に該当します。

つまり、「経費にできるのが当たり前」ではなく、「条件を満たした場合だけ経費として認められる」というのが正しい理解です。この前提を押さえた上で、具体的な条件を見ていきましょう。

社員旅行を経費にするための5つの鉄則

社員旅行を福利厚生費として処理するためには、次の5つの条件をすべて満たす必要があります。

（1）会社負担額は1人あたり10万円程度が目安

法律上、明確な金額基準は定められていませんが、過去の判例や実務慣行から、1人あたり10万円程度が目安とされています。有名な「マカオ旅行事件」では、会社が1人あたり約24万円を負担していたことが高額すぎると判断され、全額が給与として課税対象になりました。この事案では、会社全体で約800万円を福利厚生費として損金算入していましたが、当時の海外旅行の平均負担額が5万〜7万円程度だったことを考えると、明らかに突出していたのです。

ただし、昨今の物価上昇で、旅費総額が10万円を超えるケースも珍しくありません。この場合は、10万円を超えた分を社員に自己負担してもらうことで、会社負担分を経費として計上できる可能性が高まります。判断基準はあくまで「会社が負担した金額」なので、旅費総額が高くても会社負担が妥当な範囲であれば問題ありません。

（2）旅行期間は4泊5日以内

2つ目の条件は、旅行期間が4泊5日以内であることです。国内旅行なら十分な日数ですが、海外旅行の場合は移動に時間がかかります。この点については、海外旅行の場合は「現地での滞在期間」が4泊5日以内であればOKとされており、飛行機での機中泊は日数にカウントされません。したがって、ハワイに4泊6日で行く場合でも、現地宿泊が4泊であれば条件を満たします。

参加率・金銭支給・対象者に関するルール

参加率は50%以上が原則、ただし柔軟な運用も

3つ目の条件は参加率で、原則として職場の従業員の50%以上が参加していることが求められます。ただし近年は運用が柔軟になっており、国税庁のQ&Aでは、一定の条件を満たせば50%未満でも福利厚生費として認められる判断が示されています。

実際、全従業員を対象に募集したものの、家庭の事情などで参加できない人が出て結果的に参加率が38%になったケースでも、経費として認められた事例があります。ここで重要なのは「全従業員に平等に参加の機会があったかどうか」というプロセスです。仲のいい社員だけを個別に誘って行くような旅行は、参加率にかかわらず福利厚生費として認められません。

50%未満でも認められやすいケースは、次のような条件が揃っている場合です。

– 全従業員を対象に募集していること

– 福利厚生規程が整備されていること

– 結果的に不参加が増えただけで意図的な排除ではないこと

– 会社負担額が少額に抑えられていること

不参加者に代替金銭を支給するのは絶対NG

4つ目の条件が、最も落とし穴になりやすいポイントです。旅行に参加できなかった社員に対して、代わりに現金を支給することは絶対に避けてください。「不公平だから」という理由で不参加者に現金を渡してしまうと、税務署は「旅行か現金かを従業員が選べる状態だった」と判断します。

問題なのは、現金を受け取った人だけが給与課税されるのではなく、旅行に参加した従業員全員も「現金の代わりに旅行を選んだ」とみなされる点です。つまり、たった一人に現金を渡しただけで、旅行費用全額が給与課税の対象となり、参加者全員が巻き添えを食らうリスクがあります。福利厚生として認められる前提そのものが崩れてしまうため、この点は徹底して守る必要があります。

取引先を招待する場合は勘定科目を分ける

5つ目の条件は、取引先の接待を含まないことです。取引先の方を旅行に招待すること自体は問題ありませんが、その分の費用は福利厚生費として処理できません。福利厚生はあくまで自社の従業員のためのものであり、取引先分は交際費として明確に分けて処理する必要があります。請求書を分けて発行してもらうか、人数按分によって区分することが求められます。

実務上のグレーゾーンと判断基準

現場では、条件があいまいで判断に迷うケースもよく発生します。ここでは、特に相談の多い2つのパターンについて解説します。

役員だけの旅行は原則として経費にならない

社長と役員だけで温泉旅行に行くようなケースは、残念ながら福利厚生費として認められません。福利厚生は全従業員を対象にすべきものであり、役員だけの旅行は「役員賞与」として扱われます。この場合、会社は費用を損金算入できず、役員個人には所得税が課されるという、いわばダブルパンチの状況になってしまいます。

ただし、旅行の目的が慰安ではなく業務であれば、経費として認められる余地があります。たとえば、次年度の経営計画を策定するための役員合宿、海外市場の調査、業界視察などです。この場合、実態が伴っていることが絶対条件となり、会議の議事録や視察レポートなど、業務性を裏付ける成果物を必ず残しておく必要があります。名目だけを変えても、税務調査では実態を見られますので、形式と中身の両方を整えることが重要です。

家族同伴の費用は現物給与になる

社員旅行に家族を同伴させて会社が費用を負担するケースについては、家族分の費用は従業員への現物給与として課税されます。福利厚生費として認められるのは、あくまで従業員本人の分のみです。

「家族全員が役員や従業員として登録されている家族経営の会社なら大丈夫ではないか」と考える方もいらっしゃいますが、これも実務上は認められません。形式上は社員旅行であっても、実態が家族旅行と判断されれば福利厚生費としての処理は否認されます。家族経営の会社の旅行は税務署が特に注視するポイントですので、名目を変えるような小細工は通用しないと考えておくべきでしょう。

税務調査で否認されないための証拠保全

ルールを守って旅行を実施しても、数年後の税務調査で「証拠がない」と否認されてしまっては元も子もありません。そこで、事前の準備段階から事後処理まで、しっかりと証拠を残しておくことが極めて重要です。

まず、計画段階では社内の稟議書と、社員全員への案内文書を作成・保管しておきます。これによって、全従業員に平等に参加機会を提供したことを証明できます。実施時には、旅行のパンフレットや行程表も必ず手元に残してください。

そして最も重要なのが、参加者名簿と集合写真です。写真はアナログな証拠に思われがちですが、「誰が参加したか」「実際に旅行が行われたか」を一発で証明できる強力な資料になります。日付がわかる形で撮影し、全員が写っている集合写真を必ず残しておきましょう。

役員合宿や視察名目で経費計上する場合は、これに加えて会議の議事録や視察レポートも必須です。単なる遊びではなく、会社の正式な行事あるいは業務であったという事実を、書面と写真で厚めに残しておくことが、自社を守る最大の防御策となります。

まとめ

社員旅行を会社の経費として処理するためには、単に「みんなで旅行に行く」だけでは不十分で、税務上のルールを正確に理解して実行する必要があります。会社負担額は1人あたり10万円程度、期間は4泊5日以内、参加率は原則50%以上、不参加者への金銭支給は禁止、取引先分は科目を分ける——この5つの条件をきちんと押さえることが出発点です。

さらに、役員だけの旅行や家族同伴の費用は原則として福利厚生費にならないこと、業務目的とする場合は成果物を残すことも忘れてはいけません。そして何より、税務調査で否認されないために、稟議書・案内文書・行程表・参加者名簿・集合写真といった証拠を漏れなく保管しておくことが、経営者としての備えになります。

正しく運用すれば、社員旅行は従業員のモチベーション向上と節税の両方に効果を発揮する優れた仕組みです。この記事の内容を参考に、ぜひ自社の福利厚生制度を見直してみてください。

なお、今回ご紹介した内容については、税理士がさらに具体的な事例や実務上のポイントを交えて詳しく解説している動画も公開しています。判例の背景や税務調査での実際のやり取りなど、記事では書ききれなかった部分についても丁寧に説明していますので、あわせてご覧いただくと理解がより深まるはずです。ぜひ動画もチェックしてみてください。